Kontaktdaten von Eigentümern datenschutzgerecht weitergeben

Worum es geht

Wenn ein Handwerker einem Makler erzählt, dass eine Kundin ihr Haus verkaufen will, und ihm ihre Telefonnummer gibt, verarbeitet er personenbezogene Daten. Dazu gehören Name, Adresse, Telefonnummer und auch die Information, dass jemand verkaufen möchte. Für jede Weitergabe solcher Daten braucht es nach der Datenschutz-Grundverordnung eine Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO).

Für einen Tipp kommen mehrere Grundlagen infrage. In der Praxis ist eine am verlässlichsten, weil sie keine Abwägung braucht und für alle Beteiligten klar ist: das Einverständnis des Eigentümers.

Die sichere Grundlage: das Einverständnis

Eine Einwilligung im Sinne der DSGVO (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) ist wirksam, wenn sie

• freiwillig gegeben wird, ohne Druck und ohne dass der Auftrag davon abhängt,
• für einen bestimmten Zweck gilt, hier: dass ein bestimmter Makler den Eigentümer wegen des Verkaufs kontaktiert,
• informiert ist: Der Eigentümer weiß, wer die Daten bekommt und wozu,
• eindeutig erklärt wird, durch ein Ja und nicht durch Schweigen.

Wer sich auf eine Einwilligung stützt, muss sie nachweisen können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor, aber ein mündliches Ja lässt sich später schwer belegen. Halten Sie es deshalb kurz schriftlich fest, zum Beispiel in einer Nachricht des Eigentümers. Er kann seine Einwilligung jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Was der Betrieb tun sollte

• Den Eigentümer fragen, bevor Daten weitergehen, und den Makler mit Namen nennen.
• Offen sagen, dass es für den Tipp eine Provision gibt.
• Nur weitergeben, was für den Zweck nötig ist: Name, Erreichbarkeit, Art der Immobilie, Zeitpunkt. Keine Einzelheiten aus dem Privatleben, die mit dem Verkauf nichts zu tun haben.
• Das Einverständnis mit Datum festhalten.

Was der Makler tun sollte

Bekommt ein Makler Daten nicht vom Eigentümer selbst, sondern über einen Betrieb, muss er den Eigentümer informieren: wer er ist, wozu er die Daten nutzt und woher sie stammen (Art. 14 DSGVO). Am einfachsten geschieht das beim ersten Kontakt, mit einem Satz wie „Ihr Malerbetrieb hat mir mit Ihrem Einverständnis Ihre Nummer gegeben“ und einem Hinweis auf die eigenen Datenschutzhinweise.

Nutzen Sie die Daten nur für den vereinbarten Zweck, das Gespräch über den Verkauf. Möchte der Eigentümer keinen Kontakt, löschen Sie seine Daten, soweit Sie sie nicht aus anderen Gründen aufbewahren müssen.

Werbung ist etwas anderes

Das Einverständnis, wegen eines geplanten Verkaufs angerufen zu werden, ist keine Erlaubnis für Werbung. Wer Eigentümer später in einen Newsletter aufnehmen oder ihnen andere Angebote schicken möchte, braucht dafür in der Regel eine eigene, ausdrückliche Einwilligung; das ergibt sich neben der DSGVO aus dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb. Fragen Sie im Zweifel lieber einmal mehr.

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   Fragen Möchte der Eigentümer, dass ein bestimmter Makler sich meldet?
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   Erklären Wer die Daten bekommt, wozu, und dass es eine Provision gibt.
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   Festhalten Das Ja mit Datum, am besten schriftlich.
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   Sparsam weitergeben Nur, was der Makler für das Gespräch braucht.
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   Offen ansprechen Der Makler nennt beim ersten Kontakt die Quelle der Daten.